CÁCH THỨC CHUẨN BỊ MỘT CUỘC TRIỂN LÃM TRANH

- Thứ nhất là phải có tác phẩm để trưng bày. Bao nhiêu tác phẩm, kích thước, thể loại, chất liệu thể hiện của chúng. Sự đầu tư hoàn thiện tác phẩm nhiều hay ít, cẩn thận hay hời hợt ( chất lượng của các khung tranh ). Chính số lượng, quy mô kích thước sẽ đòi hỏi không gian triển lãm thích hợp. 

- Thứ hai là cần phải có không gian trưng bày thích hợp với số lượng, thể loại tác phẩm. Không gian này còn liên quan đến vị trí, địa điểm của kiến trúc phòng triển lãm nơi thuận lợi cho việc tham quan, đi đến của giới thưởng ngoạn. Không gian triển lãm mang tính chuyên nghiệp hay nghiệp dự cũng ảnh hưởng đến khả năng lôi cuốn giới chuyên môn và uy tín tác giả. 

- Thứ ba là cách tổ chức cuộc triển lãm chu đáo, bài bản. 

- Thứ tư là phải có công chúng đến tham quan và là người yêu thích mỹ thuật. Thiếu một trong bốn yếu tố trên thì không thể tổ chức một cuộc triển lãm. Trong cách tổ chức thì bao gồm công việc theo các bước chuẩn bị, bước triển lãm và bế mạc . 

Ở bước chuẩn bị gồm các việc theo trình tự sau: 

- Đăng ký trước thời gian dự kiến triển lãm. Ở đây bao gồm việc chọn vị trí, không gian thuận lợi nhất, mang tính chuyên nghiệp nhất. Thường thì phải đăng ký trước thời gian khá lâu (tối thiểu là ba tháng hay hơn nữa tùy vào loại phòng triển lãm) . 

- Tìm nhà tài trợ cho cuộc triển lãm (nếu có thể). 

- Hoàn chỉnh khung tranh, bục bệ (nếu là triển lãm về điêu khắc) cho tất cả tác phẩm . . . (hoàn tất trước khi chuyên chở tác phẩm đi triển lãm tối thiểu là một tuần). 

- Nhờ nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp chụp ảnh tất cả các tác phẩm được trưng bày. Ảnh này sẽ dùng trong hai việc, thứ nhất tạo thành một album để gửi đi xin phép triển lãm. (Gửi kèm theo đơn xin phép triển lãm), thứ hai để gửi cho báo chí ngay trong buổi họp báo trước giờ khai mạc. 

- Liên hệ với Hội Mỹ thuật, Sở Văn hóa và Thông tin để xin phép triển lãm( kèm theo hình chụp các tác phẩm dự kiến triển lãm). 

- Thiết kế, in thiệp mời, catalogue, biểu ngữ, poster của cuộc triển lãm đồng thời lên danh sách khách mời, kể cả người dự định mời cắt băng khai mạc và phát biểu trong lễ khai mạc. Phải báo trước với các nhân vật này. 

- Thông báo trước cho các bằng hữu, người thân. Đặc biệt là các cá nhân có khả năng mua tranh. Báo trước cho một số bạn hữu là phóng viên truyền thông để họ có khái niệm về cuộc triển lãm (thậm chí nắm bắt các thông tin trước về mục đích, ý nghĩa, đặc điểm về tác giả, tác phẩm).

- Thiết kế, in các nhãn tên tranh cho tất cả tác phẩm sẽ trưng bày. 

- Tất cả thư mời phải gửi đi trước một tuần (tính đến ngày khai mạc). 

Ở bước triển lãm gồm các việc theo trình tự sau: 

- Vận chuyển tranh đến nơi triển lãm. Phải giữ gìn sự an toàn cho tác phẩm (kể cả khung tranh, bục bệ). 

- Bố cục, sắp xếp tranh và treo lên tường. Chú ý màu sắc của các tranh khi đặt cạnh nhau sao cho hài hòa, không chỏi nhau. Hệ thống bố cục tranh phải thẳng hàng theo mí trên hay dưới của các tác phẩm. Đối với tác phẩm là điều khắc hay nghệ thuật sắp đặt thì cần quan tâm đến lối đi lại. 

- Dán nhãn tên tranh vào các tranh thích hợp. Không dán cao quá hay thấp quá. Không nên dán vào khung tranh, làm mất sự nghiêm túc của tác phẩm (dán trên tường, ngay cạnh bên trái bức tranh, vị trí ngang tầm mắt). Thường thì việc bố cục, treo tranh, trưng bày, dán nhãn, treo biểu ngữ, poster phục vụ triển lãm phải xong trước giờ khai mạc một ngày. 

- Chuẩn bị các bộ hồ sơ thông tin gồm bài phát biểu của tác giả về cuộc triển lãm, hình ảnh các tác phẩm điển hình. Nên chuẩn bị đúng số lượng sẽ phát cho các phóng viên các báo, đài trong lúc họp báo (nếu mời mười phóng viên thì cần có tối thiểu mười bộ). 

- Chuẩn bị sổ ghi cảm tưởng của khách tham quan, bạn hữu đối với tác phẩm, tác giả. Số ghi cảm tưởng được đặt tại phòng triển lãm từ buổi khai mạc đến hết thời gian triển lãm. 

Trong ngày khai mạc, trước khi làm lễ, cắt băng (khoảng từ 60 đến 90 phút), phải tổ chức cuộc họp báo với các phóng viên, báo chí , đài truyền thanh, truyền hình. Thư mời các phóng viên đến họp báo kèm theo trong thư mời triển lãm , nên ghi rõ giờ họp báo để họ đến đúng giờ. Nếu trong buổi họp báo có sự hiện diện của các quan chức chuyên môn, nhà tài trợ thì cũng phải có thư mời riêng cho các cá nhân này để họ chuẩn bị phát biểu trong khi họp báo. 

Ngay trong khi họp báo thì trình tự theo các bước cơ bản như sau:

Các quan chức chuyên môn sẽ tuyên bố lý do, phát biểu tác giả bày tỏ về ý tưởng của cuộc triển lãm, trao đổi với các phóng viên. 

Sau khi họp báo là nghi thức khai mạc triển lãm. Nghi thức này trải qua các phần như sau: Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự đại diện Hội chuyên môn phát biểu giới thiệu cuộc triển lãm, tác giả, tác phẩm, tác giả phát biểu nghi thức tặng hoa cắt băng khai mạc tham quan phòng triển lãm. Vào ngày cuối của cuộc triển lãm, nếu tác giả nào có ý muốn làm lễ bế mạc thì cũng phải chuẩn bị trước thời gian, thành phần tham dự, trình tự buổi lễ . . . 

Nói chung cách thức, quy trình tổ chức cuộc triển lãm thông thường diễn ra như thế. Ở nước ngoài việc này là của chuyên gia tổ chức triển lãm (curator). Một cuộc triển lãm được tổ chức theo trình tự bài bản, nghiêm túc thì sẽ gặt hái được nhiều thành công từ việc mở rộng uy tín tác giả tới việc thu hoạch về tài chính.

Trích từ 100 câu hỏi đáp về mỹ thuật ở Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh